PROCEDURES: Authorization
在首次提供大学赞助活动之前, 赞助部门必须在大纲中描述项目的细节，大纲包括但不限于以下内容:
1. Purpose of the program
2. Proposed itinerary
3. Potential pools of participants
4. Budget. 必须查明资金来源. 申请资助该计划的资金应直接向适当的教务长提出.
5. List, including contact information, of individuals, agencies, 以及负责旅行安排的组织.
6. 其他相关信息，包括获得的大学学分.
7. 如果拟议的项目涉及到美国法律规定的地点旅行.S. 国务院三级旅行建议.state.gov和/或疾病控制和预防中心的2级旅行警报.gov, 需要解释该计划将如何提供咨询或警报中指定的参与者的安全和保障. 涉及本科生前往美国旅游项目.S. 国务院4级旅行警告和/或疾病控制和预防中心3级旅行警报将不予批准.
一旦大纲完成，计划的批准分为三个步骤:
1. 将计划大纲提交给适当的院长初步批准.
2. 将院长批准的大纲转发给全球参与办公室的国际教育主任进行审查和咨询.
3. 向教务长提供初步批准和审查的大纲, or designee, for final approval.
提案应不迟于项目开始前的学期初提交，以便项目组织者在项目批准后有足够的时间招募参与者.
Accounting Requirement
Once a program has been approved, 赞助部门必须与各自的单位业务经理合作，建立一个专门的基金，以说明与该计划相关的所有收入和支出. 所有的学习项目都必须有一个明确的基金.
Purchasing Process
一旦项目被教务长批准, or designee, 赞助部门必须与全球参与办公室和采购办公室合作，安排旅行, pay program fees, 并采购项目所需的其他服务. 赞助部门必须向采购部门提交采购申请单和批准的计划大纲副本, 连同任何有关价格和服务的建议旅行社的信息, proposed itineraries, or special requirements. 如果适用，必须包括使用唯一来源供应商提供服务的理由.
Under certain circumstances, 赞助部门可能会考虑与合作伙伴(航空公司)合作, 海外课程提供者)，他们将方便学生直接支付个人费用. 采购部门必须批准任何此类安排.
这类旅行的组织者和参与者也受到要求 OU AP&P #1000 Procurement and OU AP&P #1200 Travel.
Billing Process
赞助部门必须与全球参与办公室和学生商业服务(SBS)合作，以确定从项目参与者那里收到付款的最佳和最合适的方法. 可能的方法包括通过学生账户支付学生账单, Marketplace, or other vehicle identified by SBS.
付款的接收和处理必须符合规定 OU AP&P #210 Cash Receipts. 禁止将资金存入除已建立的大学账户以外的银行账户 OU AP&P #210 Cash Receipts. 所有收据必须存入专门的计划基金, 在公开大学出纳处或通过SBS建立的其他方式.
Insurance
赞助部门必须与全球参与办公室和风险管理办公室合作，确定海外合作伙伴的适当保险范围.
所有的旅行者都必须参加大学的国外旅行保险计划. 参与者必须在出发前至少两周注册，并可在网上注册 Risk Management website.
主办部门有责任在出发前与风险管理部门确认所有参与者都参加了大学的国外旅行保险计划.
Clery Act Compliance
至少在出发前两个月, 赞助部门必须联系韦德体育app官网警察局(OUPD)进行克莱利法案合规性审查. 出发前，全球参与办公室将向OUPD提交以下内容:
-所有旅客的名单，包括他们的紧急韦德体育app官网 -由教员完成校园安全管理(CSA)培训的证明 who is traveling with the group.
Registration
至少在出发前两周, 所有学生将在全球参与办公室维护的在线留学申请系统上完成注册. 全球参与办公室将向风险管理办公室提交以下文件, and with the OU Police Department:
•所有参与者的花名册，包括联系信息, emergency contact information, and student identification numbers, if applicable
•团体行程表，包括在美国境外旅行的每个阶段的相关联系信息
Promotional Material
After a program is approved, 全球参与办公室将协助分发传单和宣传材料.
Hold Harmless Agreement
所有旅客都必须签署《韦德体育官方网站》(附件A)和《韦德体育官方网站》(附件B)。. 这些表格将保存至少三(3)年，从项目之日起. 未提交表格的旅行者将不被允许参加.
Orientation
If required by the University, 所有旅行者必须在出发前至少两周参加由担保部门提供的国外旅行指导. 全球参与办公室可以协助培训. 首次领导公开大学海外留学项目的教职员工必须参加由全球参与办公室提供的项目负责人培训课程. 鼓励以前领导过出国留学项目的教职员工参加.
Repeat Programs
一旦程序被批准并成功运行, 课程的继续需要得到相应院长的批准. 重复课程不需要教务长的重新批准，但每个后续课程都必须遵循本政策中提到的所有其他程序.
项目组织者必须在每次重复举办项目时通知全球参与办公室和风险管理办公室.
Safety Concerns
如果一个项目在获得批准后，目的地受到美国签证的限制.S. 国务院3级或4级旅行警告和/或疾病控制和预防中心2级或3级旅行警报, 必须立即通知教务处. The Provost, 与全球参与办公室合作, 将决定旅行是否仍然被允许. 如果目的地受到美国海关的限制.S. 国务院4级旅行警告和/或疾病控制和预防中心3级旅行警报, 本科生旅行将不被允许，涉及本科生的项目将被取消.
在国外的紧急情况下(自然灾害、政治动荡、学生健康问题等).)，必须立即通知风险管理办公室和全球参与办公室. 如果风险管理和/或全球参与无法使用，请通知OUPD. 教职员工领导的项目必须始终遵循公开大学的健康和安全指导方针. | 
